Paso a paso para crear y listar documentos contables

Paso 1

Dirijase en el menú a la opcion de DOCUMENTOS, luego puede selecionar la opción LISTAR o NUEVO.

Si selecciono la opcion LISTAR le cargara una pantalla donde le saldran los documentos contables que ya haya guardado y en la parte superior derecha le saldra la opcion de agregar nuevos

Paso 2

Cuando haya pulsado "Nuevo" en cualquiera de los dos casos anteriores antes mencionados se le abrira una nueva venta con unos campos que debera rellenar. A continuación le diremos como debe diligencar el formato.

• Debera seleccionar el tipo de movimiento -> rectificar la fecha -> agregar una descripción -> seleccionar la cuenta -> seleccionar el tercero -> agregar la referencia del documento -> agregar el valor respectivo en debito o en credito -> pulsar agregar.
• Ahora agregara el impuesto correspondiente sobre el producto en dado caso de tenerlo y los unicos espacios que debe cambiar son la cuenta, la descripcion y agregar el valor correspondiente de acuerdo al impuesto.
• Ahora debe cambiar la descripcion de la cuenta teniendo encuenta el tipo de movimiento y tambien de acuerdo a este, debera poner el valor total agregado inicialmente mas el IVA en la casilla de debito o credido. Por ultimo, presionara en guardar si no tiene mas documentos contables para agregar o en su defecto y si no quiere guardar lo que realizo debera presionar en cancelar.
  Tenga en cuenta que el debito y el credito deben tener el mismo valor y la diferencia debe de ser de 0.

Listo, su documento contable a sido creado

Para el ejemplo visual se realizo una venta (credito) la cual sera cobrada al tercero y este debera pagarla (debito)

Paso 3

Una vez realizado todo el paso 2, el documento contable quedara listado y para buscarlos se puede hacer de forma manual buscando de pagina en pagina o ingresando algun valor caracteristico de este en el recuadro de buscar.

Tambien se cuenta con filtros para mostrar cierta cantidad de registros por pagina o establecer un periodo de tiempo del cual se quiera ver los registros.

Cuentas#

El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas con la descripción y ordenamiento dinámico para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas

Para agregar una cuenta contable a su empresa debe darle en el boton que dice "NUEVO". Debe diligenciar el formulario con los campos correspondientes de izquierda a derecha, los campos que tienen un asterisco rojo son obligatorios. Cuando complete el formualario debe darle click en el boton que dice "GUARDAR"

Nota: el nivel hace referencia a la cantidad de numeros que se asignan en el codigo y este se autocompletara una haya establecido el codigo

Es de bien saber, que tambien tendrá la posibilidad de editar o eliminar una cuenta contable como se observa en el video.

Pasos para crear grupos contables

Dirijase hacia la sección de Parametros y elija la opción de Grupos Contables. Alli vera en la parte superior izquierda un boton que dice NUEVO al cual debera darle click para ingresar y crear un nuevo grupo contable.

Una vez realizado el paso anterior, se le abrira una nueva pestaña y debera rellenar todos los espacios obligatirios que son los que tienen un asterisco rojo.

Para finalizar, al igual que en las otras secciones, en esta tambien podra 1. Filtrar el numero de registros que quiere ver por pagina, 2. Buscar ingresando un valor en caracteristico en la barra de buscar, 3. Editar, copiar o eliminar un registro y 4. Desplazarse entre paginas.

Pasos para asignar articulos de venta o compra

Esta opcion le permite asignar a cada uno de los articulos el grupo contable para su contabilizacion automatica.

1. Seleccione con click los articulos.
2. Luego seleccione el tipo de grupo contable para que aplique los cambios a los articulos seleccionados.

Este apartado cuenta con diversas opciones como lo son 1. Seleccionar todos los elementos o quitar su seleccion, 2. Filtros para facilitar la busqueda y 3. Un boton para limpiar todos los filtros.

Pasos para crear un periodo contable

Dirijase hacia la sección de Parametros y elija la opción de Periodo Contable. Alli vera en la parte superior izquierda un boton que dice NUEVO al cual debera darle click para ingresar y crear un nuevo periodo contable.

Pasos para ver reportes de venta o compra

Paso 1

Dirijase en el menú a la opcion de Reportes, luego la opcion Ventas o Compras

Paso 2

La pagina le cargara una nueva pestaña donde le saldra una lista de los reportes; alli escogera la opción sobre la cual necesite el reporte.

Paso 3

Una vez seleccionada una opción de la lista se le abrira una nueva pestaña donde se le mostrara de acuerdo al talonario en un rango de fechas establecido. Recuerde que las Notas Credito se expresan en valores negativos y estaran resaltadas en rojo.

En el video se muestra un ejemplo para los reportes de ventas, pero para el caso de compras es el mismo proceso.

Nota: No olvide que usted puede ver en PDF o en un documento EXCEL los reportes

Pasos para ver reportes contables

Paso 1

Dirijase en el menú a la opcion de Reportes, luego la opcion Contables

Paso 2

La pagina le cargara una nueva pestaña donde le saldran varias listas de los reportes; alli escogera la opción sobre la cual necesite el reporte.

Paso 3

Una vez seleccionada una opción de la lista se le abrira una nueva pestaña donde se le mostraran unas casillas las cuales diligenciara seleccionando con un rango de cuentas y la seleccion de los periodos contables para que asi se pueda generar el reporte.

Nota: No olvide que usted puede ver en PDF o en un documento EXCEL los reportes.

Pasos para contabilizar facturas

Esta ventana le permite contabilizar de manera automática las facturas filtradas por un tipo de talonario y rango de fecha. En caso de que la factura ya este contabilizada en el documento de referencia podrá ver el código del documento contable que se ha generado, de lo contrario se le señalara el espacios en rojo.

Pasos para actualizar saldos

Paso 1

En este apartado debera seleccionar la cuenta de la cual desea actualizar los saldos. A su vez cuenta con un filro para establecer el rango de periodos.

Paso 2

Una vez llenado estos espacios debera dar click en consultar periodos y en la parte derecha le cargaran los periodos

Paso 3

Para actualizarlos solo debe dar click en actualizar saldos.

Generar Movimientos de Cajas

Este apartado es principalmete informativo. Aca podra encontrar informacion detallada sobre los documentos contables y su relación con los documentos de cajas y facturas si son el caso.

Nota: En dado caso de que no le se haya generado automaticamente el movimiento de caja podra hacerlo de forma manual seleccionando el documento contable y dando click en crear movimiento de caja.